Vedd vissza az irányítást az időbeosztásod felett!

Okosabban dolgozz, ne többet. Ne halaszd holnapra, amit ma megtehetsz. Bármennyire is elcsépelt kifejezések, a valóság az, hogy a szerepek hálójában sokan küzdenek a hatékony időgazdálkodás problémájával, a megoldáshoz pedig jóval többre van szükség egy frappáns mondatnál.

A pandémia átalakította a mindennapi rutint és elhalványította a határt munka és magánélet között. Amennyivel több időt nyerhetsz viszont azzal, hogy ingázás helyett otthonod kényelméből indítod a napod, annyira könnyű elveszni a feladatok és az olyan prioritások között, mint az egészség, a szociális kapcsolatok vagy éppen a hobbi, ami valóban feltölt. Akár vállalati vezető, akár vállalkozó, akár alkalmazott vagy, a kihívás adott: vedd vissza az irányítást az időd, az időbeosztásod felett. A kérdés már csak az: hogyan? Létezik valódi egyensúly munka és magánélet között? Létezik sikeres vállalkozás és boldog családi élet egyszerre? Íme, néhány tipp, ami ha nem is jelent mindenre garanciát, de közelebb vihet a kiegyensúlyozottsághoz.

Legyél kevésbé reaktív

Mit jelent ez a gyakorlatban? A hatékonyság egyik legnagyobb ellensége az ösztön, hogy minden beérkező üzenetre és értesítésre azonnal válaszolnod kell. Az egyre okosabb kommunikációs eszközöknek köszönhetően bárhol, bármikor elérhető lehetsz, ez viszont nem lehet elvárás magaddal szemben. Az azonnali reakció helyett csoportosíthatod az időd és csak bizonyos időnként nézel rá a beérkező üzenetekre. Azzal, hogy blokkokra csoportosítod a feladatok elvégzését és a beérkező üzenetekre való reakciót, sokkal fókuszáltabban fogsz tudni haladni a feladatlistán. A sürgős esetek vagy a vészhelyzetek természetesen más kérdés.

Sokak számára a beérkező üzenetek prioritást élveznek a feladatokkal szemben, az irányítás visszaszerzése viszont azt jelenti, hogy szándékosan triázsolni kell az érkező kéréseket. Ha azonnal válaszolsz, vagy ha minden beérkező üzenet megszakítja a munkád, akkor elveszíted a lendületed és lehetetlenné válik az elmélyült munka. Tévhit, hogy a multitasking gyorsítja a feladatok elvégzését, az esetek többségében ugyanis csak frusztrációhoz vezet és növeli a hibafaktort.

Időzítsd be, ami számodra fontos

Ha évek óta a naptárad és a beérkező üzenetek uralkodnak az életed felett, ha minden más előnyt élvez a randevúk vagy az edzések előtt, ha folyamatosan megzavarnak a last-minute kérések, itt az idő, hogy változtass. Ha 2024-ben szeretnél egészségesebb, sportosabb, kiegyensúlyozottabb és nem utolsó sorban produktívabb lenni, itt az ideje, hogy mások feladatlistája helyett a sajátodat helyezd előtérbe és te irányítsd a saját idődet.

Hogyan irányíthatod a naptáradat? Először ütemezd be, ami a legfontosabb számodra, minden másnak ehhez kell illeszkednie, vagy el kell maradnia. Kezdd az edzési idővel, mentális pihenőkkel, családi idővel és munkaidővel – ebben a sorrendben. Ütemezd be a randevúkat is. Ha párkapcsolatban élsz azért, hogy életben tartsd a tüzet, ha egyedül, akár saját magadnak is tervezhetsz énidőt ezekre a napokra. Végtelen feladatlista helyett egy limitált puttonyként tekints a naptáradra, amibe bele kell férnie azoknak, amiket a legfontosabbnak tartasz.

Mindenre hagyj rá egy kis időt

A valóság az, hogy még akkor is, ha ragaszkodsz a naptáradban ütemezett prioritásaidhoz, felmerülnek ad-hoc dolgok. Kapni fogsz egy sürgős üzenetet, amit nem hagyhatsz figyelmen kívül, vagy egy olyan esemény meghívást, amire nem számítottál, ezért a tervezésnél építs be időtartalékot a naptáradba.

Első lépésként adj magadnak legalább 30 százalékot a naptáradból. Ez lehetővé teszi, hogy rugalmas legyél, amikor szükség van rá, és fókuszált, amikor arra van szükség. Még a legproduktívabb emberek is rendszeresen beütemeznek szüneteket is.

Nyugodtan mondj nemet

Egyértelműen a leghatékonyabb stratégia és az egyik legnagyobb kihívás. Ha viszont folyamatosan időhiánnyal küzdesz, ideje elsajátítanod a nemet mondás művészetét is. Ha folyamatosan többet vállalsz, mint amennyit kezelni tudsz, csak azért, hogy másokat boldoggá tegyél, miközben te egyre frusztráltabb leszel, a másik oldalon annyit fognak csak látni, hogy nem teljesíted, amit elvállaltál. Egyik sem visz előre.

A magabiztos és tudatos időgazdálkodás valódi szupererő. Ha régóta küzdesz a feladatlistád leküzdésével, ha időt akarsz szakítani a vállalkozási ötleted megvalósításához, ha elvesztetted a kapcsolatot a személyes életeddel, ideje visszaszerezni azt az egyetlen értékes erőforrást, amivel rendelkezel. Azzal, hogy visszaveszed az irányítást az időbeosztásod felett, könnyebb lesz veled együtt dolgozni, jobb kapcsolatokat fogsz kialakítani, és az emberek tiszteletben fogják tartani a határaidat és még inkább téged is.